Intensivkurs «Records Management»: Übersicht

1. Thematik

Der Schlüssel einer effizienten und gesetzeskonformen Führung von Geschäftsinformationen in einer Organisation liegt beim Records Management. Es ermöglicht vertrauenswürdige Geschäftsunterlagen und damit eine authentische, zuverlässige, integere und langfristige Verfügbarkeit von Informationen, welche die gesetzlichen, regulatorischen und betrieblichen Anforderungen erfüllt.

Digitale Geschäftsunterlagen ersetzen zunehmend papiergebundene Unterlagen. Sie haben keine rechtliche Sonderstellung und müssen dieselben Anforderungen an ordungsgemässe Führung und Vertrauenswürdigkeit erfüllen wie Papierunterlagen — über den ganzen Aufbewahrungszeitraum. Dies gilt auch für Geschäftsinformationen ohne Dokumentform, zum Beispiel Daten in Datenbanken.

Die Führungs- und Fachverantwortung für Records Management liegt bei den Geschäftsprozess-Verantwortlichen, nicht bei «der Informatik». Doch die Anforderungen an Organisation, Prozessführung, Ordnungssystem, Kontrollsystem, Zugriffssteuerung, Datensicherung und Lebenszyklus-Management können nur in enger Zusammenarbeit mit Informatikverantwortlichen definiert und umgesetzt werden.

Aufbewahrung bzw. Archivierung ist integraler Bestandteil des Records Management, ganz besonders bei digitalen Geschäftsunterlagen, die langfristig oder dauerhaft aufbewahrt werden müssen. Ablösungen von IT-Systemen sowie rasch obsolet werdende Datenformate bedrohen die Authentizität, Integrität und Lesbarkeit digital gespeicherter Informationen und erzwingen eine proaktive Denkweise, welche die Langzeitaufbewahrung bereits in der Konzeption von Informatiksystemen berücksichtigt.

Die Bedeutung von Personal mit solider Fachkompetenz im Records Management steigt mit der Verbreitung neuer Informationstechnologien und dem Verschwinden des klassischen Aktenführungs-, Registratur- und Archivpersonals. Gefragt sind «Fachkräfte in Informationsverfügbarkeit», die die Herausforderungen des Records Management zusammen mit den Kolleginnen und Kollegen aus Fachbereich, Informatik und Rechtsabteilung interdisziplinär angehen und umsetzen können.

2. Zielgruppen

Personen mit Verantwortung im Informationsmanagement, die in ihrem Verantwortungsbereich die Führung von Geschäftsinformationen nach gesetzlichen, regulatorischen und betrieblichen Anforderungen sicherstellen müssen.
Personen mit einer Stelle in der operativen Verwaltung von Geschäftsunterlagen, die ihre Qualifikation durch solides Grundlagenwissen im Records Management ergänzen und so eventuell Verantwortung als Records Manager in einem Organisationsbereich übernehmen möchten.
IT-Projektleiter/innen, Business Analysten und Informatiker/innen, die in IT-Projekten Anforderungen des Records Management oder der digitalen Archivierung definieren und umsetzen müssen.
Qualitäts-, Compliance- und Risiko-Verantwortliche, die das «Was» kennen — rechtliche und regulatorische Rechenschafts- und Nachweispflichten — und ihr Wissen über das «Wie» — die kontrollierte Führung von unstrukturierten und strukturierten Geschäftsinformationen — vertiefen möchten.
Archivarinnen und Archivare, die sich innerhalb eines Unternehmens oder einer staatlichen Archivstelle beratend oder überwachend mit Records Management oder digitaler Archivierung befassen.
Berater/innen und Product Manager von Anbietern und Herstellern, die ihren Kunden Produkte und Dienstleistungen zu Records Management und digitaler Archivierung anbieten wollen.

3. Lernziele

Nach dem Besuch des Kurses sollen die Teilnehmerinnen und Teilnehmer fähig sein ...

die logisch-organisatorischen und informationstechnischen Grundlagen des Records Management und der digitalen Archivierung nach relevanten ISO-Standards zu verstehen,
die rechtlichen, fachlichen und betrieblichen Anforderungen im eigenen Arbeitsumfeld zu ermitteln, zu formulieren und zu kommunizieren,
den Reifegrad des Records Management in der eigenen Organisation / dem eigenen Organisationsbereich einzuschätzen und gezielte Massnahmen zur Verbesserung vorzuschlagen,
Projekte für die Einführung oder Verbesserung des Records Managements und der digitalen Archivierung fachlich zu begründen, zu definieren, fachlich zu begleiten und (bei vorhandener Erfahrung in Projektmanagement) auch zu leiten.

4. Vorkenntnisse

Es werden nur minimale Grundkenntnisse vorausgesetzt:

gute Allgemeinbildung
Arbeitserfahrung in einem Tätigkeitsfeld der betrieblichen Informationsverwaltung
Seminarsprache: Deutsch
Grundkenntnisse über betriebliche Informatikmittel sind von Vorteil

5. Didaktisches Konzept

Die Schwerpunktsetzung der drei Kurstage folgt einem Dreikreise-Modell: Am ersten Tag wird Entscheidwissen vermittelt, das zur Beurteilung der Ziele, der Relevanz und des Entwicklungsstandes des Records Management in Bezug auf die eigene Organisation befähigt. Der zweite Tag umfasst Fachwissen zur Vertiefung des begrifflichen und konzeptionellen Grundlagenwissens. Der dritte Tag vermittelt Handlungswissen zu Vorgehensweisen und Risiken bei der Einführung oder Verbesserung des Records Management in einer Organisation.

Die Vermittlung der Kursinhalte erfolgt in thematisch eingegrenzten Vorträgen/Präsentationen von jeweils 45 - 60 Dauer. Fragen zu präsentierten Inhalten können direkt gestellt werden. Jeder Kurstag enhält zudem einen interaktiven Teil, in dem die Teilnehmenden das Gelernte anhand von (fiktiven oder realen) Beispielen in kleinen Gruppen anwenden und die Resultate (freiwillig) im Plenum diskutieren.

Die fachliche Grundlage bilden die Schweizer Norm SN ISO 15489 («Records Management») und weitere Standards zu Records Management und Digitaler Archivierung der ISO. Im 1998 gegründeten ISO-Komitee «Archives/Records Management» sind zur Zeit 42 Länder vertreten, darunter auch die Schweiz. Die ISO-Standards zu Records Management bieten ein fachlich, politisch, rechtlich und geografisch breit abgestütztes und branchenneutrales Rahmenwerk auch für international tätige Unternehmen. (Der Entwurf ISO/DIS 15489-1:2015 zur revidierten Version wird im Kurs berücksichtigt.)

Die Einbettung der ISO-Standards in den Schweizer Kontext erfolgt einerseits durch die Erläuterung der kontinentaleuropäischen Tradition des Records Management in Abgrenzung zur unterschiedlichen Tradition in den USA (die sich auch in Europa vertriebenen Softwareprodukten von US-Herstellern niederschlägt). Andererseits werden die schweizerischen privatrechtlichen und öffentlich-rechtlichen Gesetzesgrundlagen sowie Spezialitäten wie zum Beispiel die «Geschäftsverwaltung GEVER» behandelt.

Die Kursmaterialien umfassen die Präsentationen, Kopien ausgewählter Gesetzestexte, Unterlagen für die Workshops, Broschüren Dritter und andere Texte sowie eine Liste mit empfohlener Literatur und andereren Informationsquellen.

6. Referenten

Peter Keller-Marxer (ikeep AG), Dr. phil. nat., MAS Archiv-, Bibliotheks- und Informationswissenschaft, ist Mitgründer und seit 2005 Geschäftsführer der ikeep AG und berät Unternehmen und staatliche Stellen bei der Umsetzung und Verbesserung des Records Management in Informatikumgebungen sowie bei der digitalen Langzeitarchivierung von Unterlagen und Datenbanken.

Von 2000 bis 2004 war Herr Keller Gesamtprojektleiter des eGovernment-Programmes «Archivierung der digitalen Daten und Akten der Bundesverwaltung» sowie Leiter der Fachstelle «Digitale Archivierung» im Schweizerischen Bundesarchiv. Er war an der Standardisierung des bundesweiten Metadatenmodells für elektronische Geschäftsverwaltung und Records Management beteiligt.

Anfang der 90er-Jahre war Herr Keller Mitgründer und Co-Geschäftsleiter einer der ersten schweizerischen Firmen in der digitalen Druckvorstufe und von 1988 bis 1996 ständiger redaktioneller Mitarbeiter beim «Schweizer Medienmagazin Klartext» im Bereich elektronische Medien.

Peter Keller hat in Bern Theoretische Physik, Mathematik und Philosophie studiert und im Bereich der Computersimulation von physikalischen Modellen promoviert.

Niklaus Bütikofer (Gastreferent), lic. phil. hist., ist Leiter des Universitätsarchivs Bern und seit 2006 Mitglied der Studienleitung des universitären Weiterbildungsprogramms «Master of Advanced Studies in Archival, Library and Information Science» an den Universitäten Bern und Lausanne (www.archivwissenschaft.ch).

Herr Bütikofer arbeitete fünfzehn Jahre im Schweizerischen Bundesarchiv in der Kontrolle und Beratung des Records Management der Bundesstellen sowie in der Übernahme und Archivierung von Unterlagen und Daten des Bundes. Er war zudem während zehn Jahren Mitglied des «Committee on Current Records in an Electronic Environment» des Internationalen Archivrates (ICA).

Zwischen 2003 und 2009 führte Herr Bütikofer eine eigene Beratungs- und Dienstleistungsfirma im Bereich Records Management und war als Lehrbeauftragter für Informationsverwaltung an der Berufschule in Bern und für Informationsmanagement an der Universität Lausanne tätig.

Niklaus Bütikofer hat Geschichte und Germanistik in Bern und Berlin studiert.

7. Detailprogramm und Broschüre

Das detaillierte Tagesprogramm finden Sie → hier.
Kurs-Broschüre (PDF) herunterladen

8. Anmeldung / Vormerkung

Auf der → Seite zur Anmeldung können Sie sich für den nächsten Kurs anmelden (Online-Formular oder Papierformular). Steht der nächste Kurstermin noch nicht fest, so können Sie dort Ihr unverbindliches Interesse an einem kommenden Kurs durch einen Eintrag in die Mailing-Liste vormerken.