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ISO 15489: die beste Praxis des Records ManagementGesetze und Regulierungen schreiben nicht Records Management vor, sondern Anforderungen an die Verfügbarkeit von Geschäftsunterlagen. Wie diese erfüllt werden, ist aus rechtlicher Sicht unerheblich.
Records Management ist die «…als Führungsaufgabe wahrzunehmende effiziente und systematische Kontrolle und Durchführung der Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung und Aussonderung von Schriftgut einschliesslich der Vorgänge zur Erfassung und Aufbewahrung von Nachweisen und Informationen über Geschäftsabläufe und Transaktionen in Form von Akten.» Dies beinhaltet eine Aufbau- (Aufgaben, Rollen, Infrastruktur) und Ablauforganisation (Prozesse, Verantwortlichkeiten, Infrastruktureinsatz). ISO 15489 definiert nur den Zweck von Aufgaben und Prozessen. Ihre Ausgestaltung hängt von den konkreten geschäftlichen und gesetzlichen Prüfkriterien für die Qualitätsmerkmale vertrauenswürdiger Unterlagen ab. Um die Aufbau- und Ablauforganisation samt Infrastruktur erfolgreich zu etablieren, ist vorher eine sorgfältige Analyse der Grundlagen nötig. ISO 15489 nennt den dafür relevanten Definitionsbedarf.
Records Management kann unternehmensweit, in einer Unternehmenseinheit, einem Geschäftsprozess oder einem IT-System eingeführt werden. In jedem Fall handelt es sich um ein interdisziplinäres Projekt, in dem fachliche, rechtliche, organisatorische und technische Aspekte beachtet werden müssen. Der begleitende technische Report SN ISO/TR 15489-2 (Guidlines) — deutsche Übersetzung: DIN ISO/TR 15489-2 (Richtlinien) — beschreibt (unverbindlich) ein Projektvorgehen zur Erhebung und Analyse. Geht es nicht um eine Neueinführung, sondern um die Beurteilung und Verbesserung eines bestehenden Records Management, so werden diese Grundlagen eher von unten nach oben erarbeitet. Das heisst, es werden der bereits abgedeckte Regelungsbedarf und die Schwachstellen identifiziert. |