Die Verfügbarkeit von Altdaten nicht dem Zufall überlassen

Aufbewahrung ist Teil von Records Management ISO 15489: inaktive, aber aufbewahrungspflichtige Unterlagen müssen identifiziert, zur gesetzeskonformen Aufbewahrung in eine kontrollierte Umgebung überführt und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist kontrolliert vernichtet werden.

Der Bergiff «Archivierung» bezieht sich dagegen auf die konkrete Methodik und Infrastruktur für die archivtaugliche Aufbereitung, Erhaltung, Erschliessung und Benutzung der aufbewahrten Unterlagen.

Archivierung muss die mit Hilfe von Records Management während der aktiven Nutzung der Unterlagen hergestellten Qualitätsmerkmale sichern und über den ganzen Aufbewahrungszeitraum erhalten, damit die aufbewahrten Unterlagen ihre Nachweisfunktion bis zum Schluss verlässlich erfüllen können.

Dies ist bei digital gespeicherten wie papiergebundenen Informationen nicht ohne Verluste möglich, die bei der Überführung in die Archivumgebung und während der Aufbewahrung auftreten. Dabei muss sich Archivierung auf die Erhaltung der wesentlichen Eigenschaften konzentrieren, die für die Qualitätsmerkmale wie Authentizität, Integrität oder Benutzerbakeit der Unterlagen entscheidend sind.

Welche Eigenschaften dies sind — Farbe, Struktur, Präzision, Fakteninhalt, Darstellbarkeit etc. — hängt von den gesetzlichen Anforderungen an die Nachweisfunktion der Unterlagen ab und bestimmt die Möglichkeiten für eine archivtaugliche Aufbereitung der Unterlagen. Dies ist keine triviale Aufgabe:

• Abhängig von Hilfsmitteln — Anders als Papierunterlagen sind digitale Informationen nicht direkt durch die menschlichen Sinne, sondern nur mit Hilfe technischer Hilfsmittel (Software) zugänglich.
• Obsolete Infrastruktur — Software und Hardware, mit der Unterlagen ursprünglich erzeugt und genutzt wurden, kann nicht aufbewahrt werden und ist nach wenigen Jahren nicht mehr erhältlich.
• Obsolete Formate — Daten-, Datei- und Speicherformate sind rasch überholt oder lassen sich mit neuer Software nicht mehr fehlerfrei lesen. Viele Formate werden von Herstellern nicht offengelegt, was die Überführung der Daten in neue Formate behindert oder verunmöglicht.
• Nicht selbserklärend — Die als Folge von Bits und Bytes gespeicherten digitalen Informationen erfordern formale, strukturelle und inhaltliche Zusatzinformationen (Metadaten), um ihre langfristige Lesbarkeit, Benutzerbakeit und Verstehbarkeit zu gewährleisten.
• Heterogenität — Geschäftlich zusammenghörige Unterlagen und Daten werden in unterschiedlichen IT-Systemen geführt, was ihre zuverlässige Aufbewahrung und Benutzung im gemeinsamen Geschäftskontext erschwert oder verunmöglicht.

Diese Probleme müssen bereits bei Erzeugung und Nutzung der Unterlagen im Records Management berücksichtigt werden. Eine entsprechende Archivierungsstrategie verhindert bei der späteren Aufbewahrung der Unterlagen hohe Kosten und Informationsverluste.

Und auch die Archivumgebung beinhaltet ein technisches System mit beschränkter Lebensdauer, die wahrscheinlich kürzer als die Aufbewahrungsdauer der Unterlagen ist, und muss somit eine möglichst verlustfreie, vor allem aber nachvollziehbare Migration des Archivguts in eine Folgelösung ermöglichen.