Records Management mit Prozessführung verbinden

Elektronische Geschäftsverwaltung GEVER ist eine hoch strukturierte Umsetzung der allgemeinen Prinzipien von ISO 15489 (Records Management) und verbindet diese mit Prozessführung und Geschäftskontrolle. GEVER wurde durch die Bundesverwaltung entwickelt. In Deutschland und Österreich existieren mit eVerwaltung bzw. ELAK analoge Konzepte.

GEVER bietet Mitarbeitenden jederzeit die ihrer Rolle — Sachbearbeiter, Projektleiterin, Führungsperson etc. — entsprechende Sicht auf Geschäfte, Unterlagen und Termine im persönlichen Zuständigkeitsbereich sowie der gesamten Organisation. Sie gewährleistet zudem die jederzeitige Verfügbarkeit von Geschäftsinformationen unabhängig von der Anwesenheit bestimmter Personen.

• Prozessführung und Ablaufsteuerung — Geschäfte, Vorgänge und Arbeitspendenzen führen (eröffnen, bearbeiten, protokollieren, stornieren, schliessen) und verwalten (zuweisen, klassifizieren, suchen) sowie vorgeschriebene Aktivitätsabläufe abarbeiten, steuern und zusichern.
• Aktenführung und Dossierverwaltung — Geschäftsdossiers mit den in Geschäften erstellten und empfangen Unterlagen systematisch führen (eröffnen, verzeichnen, bearbeiten, schliessen) und verwalten (suchen, aufbewahren, schützen sowie aussondern oder vernichten).
• Geschäftskontrolle und Reporting — Geschäfte inventarisieren und Geschäftsstände, Fristen und Termine kontrollieren, nachverfolgen und protokollieren.

Elektronische Geschäftsverwaltung GEVER richtet sich an die Behörden der Bundesverwaltung, wird aber vom Verein eGovernment-Standards Schweiz (eCH) auch Kantonen und Gemeinden empfohlen.

Auch private Unternehmen, die ein mit ISO 15489 konformes, prozess- und dokumentenorientertes Records Management implementieren wollen, zum Beispiel im Bereich Fallbearbeitung (Case Management), können die GEVER-Standards lizenzfrei nutzen und an ihre Bedürfnisse anpassen.

Es sind mehrere kommerzielle sowie auch OpenSource-Softwarelösungen erhältlich, welche die GEVER-Funktionalitäten umsetzen.