Altlasten aufarbeiten und in geordnete Bahnen führen

Datenbanken, die unter der Last inaktiver Altdaten ächzen, Stapel aus Bandkassetten mit ausgelagerten Daten, schlafende Datei-Shares mit Dokumenten alter Projekte, Kellerräume mit Aktenordnern, die «irgendwer dort mal abgestellt hat» … Wir unterstützten Sie bei der Bereinigung solcher Altlasten.

• Aufbewahrungsplanung — Wir lokalisieren und inventarisieren Altbestände aus Daten und Akten und erstellen eine Aufbewahrungsplanung: Lagerort, Inhalt, Menge, Format, Alter, Herkunft und Verantwortlichkeit, gesetzliche Relevanz, Zustand, Lesbarkeit, Aufbewahrungsfristen und -gründe.
• Erschliessung — Aufzubewahrende Altbestände klassifizieren, ordnen und beschreiben wir: Geschäftskontext, Benutzbarkeit, Extraktion oder Erfassung von Metadaten, Sicherheit, Zugriffsrechte, Sicherung der Originaldokumentation (Handbücher, Spezifikationen etc.).
• Erhaltung — Ist die Verfügbarkeit und Lesbarkeit von aufbewahrten Altbeständen bedroht, schlagen wir konservatorische Massnahmen vor (Medienwechsel, Formatkonversionen, Transfer in Archivsysteme etc.) und führen diese auf Wunsch für Sie durch.

Ihr Nutzen: Die Aufarbeitung von Altbeständen ermöglicht Ihnen einen verantwortungsvollen und kosteneffizienten Umgang mit den inaktiven Daten und Akten Ihres Unternehmens:

• Effizienzgewinn — Sie wissen, welche Altbestände sie haben und wie lange sie noch aufbewahrt werden müssen. Sie finden rasch und gezielt Informationen in Altbeständen, etwa bei der Erfüllung gesetzlicher und regulatorischer Nachweispflichten oder als Ressource in Projekten.
• Risikominimierung — Sie verhindern den ungewollten Verlust von Altbeständen mit noch laufenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Sie kennen die rechtlichen und wirtschaftlichen Risiken, die sich im konservatorischen Zustand Ihrer Altbestände verbergen.
• Kostensenkung — Vernichten Sie sicher und kontrolliert Altbestände, die Sie nicht mehr aufbewahren müssen und wollen. Dadurch senken Sie die Betriebskosten für das Informationsmanagement und machen Speicherplatz bzw. Lagerraum frei.

Öffentliche Verwaltungstellen unterstützen wir bei der Aufbereitung und Ablieferung von archivwürdigen Geschäftsunterlagen an die zuständigen staatlichen Archivstellen gemäss deren Vorgaben (zum Beispiel Schnittstellen, Metadaten, Formate, Abläufe).