Informationsverfügbarkeit ergibt sich nicht von selbst

Das Individuum ordnet im Grunde gerne — aber nur nach eigenen Regeln. Das ist die Krux: Unterlagen aus Geschäftsprozessen müssen für alle Beteiligten findbar und nutzbar bleiben, unabhängig von implizitem Wissen und persönlichen Vorlieben Einzelner.

Gesetztliche Rechenschaftspflichten stellen Anforderungen an die Nachweisbarkeit und Verfügbarkeit von Geschäftsunterlagen. Sie nicht zu erfüllen, hat steuer- und haftungsrechtliche Risiken sowie Reputationsschäden gegenüber Kapitaleignern und Kunden zur Folge.

Während wir privat nach Gutdünken entscheiden, was wir wie lange aufbewahren, liegt dieser Entscheid bei Geschäftsinformationen nicht im persönlichen Ermessen. Nicht mehr aktiv genutzte Unterlagen werden ausgesondert (records disposition): Aufbewahrungspflichtige Unterlagen werden in kontrollierte Umgebungen überführt und erst nach Ablauf einer Aufbewahrungsfrist vernichtet (records disposal).

Verfügbarkeit bedeutet somit, dass Geschäftsunterlagen und -daten über den ganzen Zeitraum ihrer aktiven Nutzung und der Aufbewahrungszeit bestimmte Eigenschaften aufweisen:

• Personenunabhängig findbar — Geschäftsunterlagen sind ohne Hilfe der Personen, die sie erzeugt oder empfangen haben, identifizierbar, suchbar und eindeutig auffindbar — auch wenn ihre Erzeuger oder Empfänger das Unternehmen inzwischen verlassen haben.
• Explizit verstehbar — Die in Geschäftsunterlagen wiedergegebenen Aktivitäten und Tatsachen sind innerhalb des Unternehmens verstehbar und korrekt interpretierbar — auch ohne implizites Wissen und Erklärungshilfen einzelner Personen.
• Langfristig benutzbar — Geschäftsunterlagen sind während ihrer aktiven Nutzung in Geschäftsprozessen und der gesamten gesetzlichen Aufbewahrungszeit findbar und lesbar.
• Dauerhaft sicher — Geschäftsunterlagen sind bei der Erzeugung, Nutzung und Aufbewahrung vor ungewollten Veränderungen sowie dem Zugriff durch nicht berechtigte Personen geschützt.