Das Rahmenwerk der GEVER-Standards

Elektronische Geschäftsverwaltung GEVER ist kein Produktestandard, sondern ein Gesamtkonzept aus Aufbau- und Ablauforganisation, Richtlinien und Infrastruktur.

  • Wahl der Infrastruktur — Die GEVER-Infrastruktur ist nicht vorgeschrieben und muss den Erfordernissen entsprechend ausgewählt werden (Büroautomation, Input/Output-Management wie z.B. Scanning, GEVER-Software, Workflow, Aktenablagen, Dokumenten-Management etc.)
  • Anpassung an rechtliche Grundlagen — GEVER bezieht sich auf die für die Bundesverwaltung relevanten Vorgaben (Regierungs- und Verwaltungsorganisationsgesetz, Archivierungsgesetz, Öffentlichkeitsgesetz u.a.). Wird GEVER in Kantonen und Gemeinden oder privaten Unternehmen angewendet, so müssen stattdessen die dort relevanten rechtlichen Grundlagen berücksichtigt werden, wie dies in ISO 15489 «Records Management» vorgesehen ist.
  • Hybride Ablagen — Das «Papierlose Büro» bzw. das rein elektronische «eOffice» gibt es in der Praxis nicht. Eine GEVER-Lösung muss fähig sein, papiergebundenes und elektronisches Schriftgut zu integrieren, so dass ein Geschäftsdossier elektronische und Papier-Dokumente enthalten kann.

Geschäftsverwaltung GEVER - Standards

GEVER umfasst mehrere durch den «Informatikrat Bund» der Bundesverwaltung verabschiedete und durch eGovernment-Standards Schweiz (eCH) empfohlene Standards.

  • ISO Records Management — P024 «ISO-15489 Records Management» bezeichnet die Schweizer Norm SN ISO 15489 «Records Management» in allen Anwendungen von GEVER und Dokumenten-Management der Bundesverwaltung als verbindliche Weisung. Der Standard eCH-0002 «Records Management» nennt SN ISO 15489 eine Grundlage der Informationsqualität im eGovernment.
  • Organisation und Verfahren — P023 «Verfahren und Funktionen der GEVER» beschreibt generisch aus Organisationssicht die Aufgaben und Verfahren, die für eine geschäfts- und rechtskonforme Aktenführung und Geschäftsverwaltung (in Bezug auf rechtliche Vorgaben der Bundesverwaltung) erforderlich sind. Im Standard eCH-0037 «GEVER Vorgaben Bund» wird P023 als Hilfsmittel für gleichartige Standardisierungs- und Evaluationsprojekte bei Kantonen und Gemeinden empfohlen.
  • Prozessmodell und Umsetzung — P019 «Geschäftsmodell GEVER Bund» beschreibt durch ein einfaches, ISO 9001 konformes Prozessmodell das Grundgerüst der Geschäftsbearbeitung und die Zusammenhänge zwischen Prozessführung, Aktenführung und Geschäftskontrolle. Im Standard eCH-0037 «GEVER Vorgaben Bund» wird P019 als Hilfsmittel für gleichartige Standardisierungs- und Evaluationsprojekte bei Kantonen und Gemeinden empfohlen.
  • Anforderungs- und Leistungskatalog — I016 «Leistungskatalog GEVER-Anwendungen» beschreibt die funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen an eine GEVER-Softwarelösung. Der Leistungskatalog dient als Grundlage für die Evaluation und Implementierung. Im Standard eCH-0037 «GEVER Vorgaben Bund» wird I016 als Hilfsmittel für gleichartige Standardisierungs- und Evaluationsprojekte bei Kantonen und Gemeinden empfohlen.
  • Metadaten — I017 «GEVER Metadaten» nennt auf den Stufen Aktenplan, Dossier und Dokument die zwingenden und optionalen Metadaten zur elektronischen Verzeichnung, die aus Sicht der GEVER-Standards die Findbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Archivierbarkeit und Interoperabilität ermöglichen. Im Standard eCH-0037 «GEVER Vorgaben Bund» wird I017 als Hilfsmittel für gleichartige Standardisierungs- und Evaluationsprojekte bei Kantonen und Gemeinden empfohlen.
  • Einsatzgebiet — A 290 «Geschäftsverwaltung (GEVER)» grenzt GEVER von Dokumenten-Management und Fachanwendungen ab. Dieser Standard hat keine Relevanz für den Einsatz von GEVER ausserhalb der Bundesverwaltung.
  • Austausch-Schnittstellen — Die Standards eCH-0039 «E-Government-Schnittstelle» und eCH-0147 «Nachrichtengruppe GEVER» definieren technische Schnittstellen zum Austausch von elektronischen Dokumenten, Dossiers und Arbeitspendenzen zwischen GEVER-Systemen.
  • Archiv-Schnittstelle — Der Standard eCH-0160 «Archivische Ablieferungsschnittstelle» definiert eine technische Schnittstelle, um Unterlagen aus einem GEVER- oder Dokumenten-Management-System an das Bundesarchiv oder ein kantonales Staatsarchiv abzuliefern.