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Geschäftsunterlagen braucht man länger als man denktBei Herstellung, Vertrieb und Unterhalt von Produkten entstehen Unterlagen zu unterschiedlichen Zeiten an unterschiedlichen Orten und in der Verantwortung verschiedener Unternehmenseinheiten — in der Produktion, der Qualitätsprüfung, dem Vertrieb, der Service-Abteilung und der Kundenbetreuung.
Die nötige Aufbewahrungsdauer der Unterlagen ergibt sich nicht aus dem einzelnen IT-System, sondern richtet sich nach dem Lebenszyklus des Produkts oder der Dienstleistung — das können Jahrzehnte sein. Auch der Zeitpunkt, ab dem eine Aufbewahrungfrist zu laufen beginnt, ergibt sich in der Regel nicht aus dem Erzeugungsdatum der Daten, sondern einem geschäftlichen Ereignis. Zum Beispiel:
Als Unterlagen noch ausschliesslich auf Papier geführt wurden, stellte die zeitliche, räumliche und organisatorische Verteilung der Unterlagen kein Problem dar: sie liessen sich leicht zusammenführen, einfach aufbewahren und ohne Hilfsmittel lesen. Im digitalen Zeitalter müssen Daten zur langfristigen Aufbewahrung aus der Abhängigkeit des Alt-Systems gelöst und ihre Verfügbarkeit im gemeinsamen Geschäftskontext mit Daten aus bereits früher stillgelegten und künftig noch stillzulegenden Systemen sichergestellt werden. |