Geschäftsunterlagen braucht man länger als man denkt

Bei Herstellung, Vertrieb und Unterhalt von Produkten entstehen Unterlagen zu unterschiedlichen Zeiten an unterschiedlichen Orten und in der Verantwortung verschiedener Unternehmenseinheiten — in der Produktion, der Qualitätsprüfung, dem Vertrieb, der Service-Abteilung und der Kundenbetreuung.

• Heterogenität — Daten werden in mehreren IT-Anwendungen geführt, die zu unterschiedlichen Zeitpunkten stillgelegt werden. Jede Stilllegung stellt die Verfügbarkeit der Altdaten in Frage.
• Kosten — Die vollständige Migration von Altdaten in Folgesysteme ist unerwünscht und technisch selten möglich. Der Weiterbetrieb des Altsystems im Lesemodus zur Zugreifbarkeit auf Altdaten ist unwirtschaftlich und gewährleistet keine gesetzeskonforme Aufbewahrung.
• Risiken — Relevant sind neben Bestimmungen zu Produkthaftung und -sicherheit auch Ansprüche an die Qualität der langfristigen Kundenunterstützung bei installierten Anlagen und Geräten.

Die nötige Aufbewahrungsdauer der Unterlagen ergibt sich nicht aus dem einzelnen IT-System, sondern richtet sich nach dem Lebenszyklus des Produkts oder der Dienstleistung — das können Jahrzehnte sein. Auch der Zeitpunkt, ab dem eine Aufbewahrungfrist zu laufen beginnt, ergibt sich in der Regel nicht aus dem Erzeugungsdatum der Daten, sondern einem geschäftlichen Ereignis. Zum Beispiel:

• Aktivitäten — ab Ende des Geschäftsjahres, wenn ein Kundenkonto geschlossen oder ein Anstellungsverhältnis beendet wird, ab dem letzten Herstellungsdatum einer Produktcharge, ab der bisher letzten Untersuchung eines Patienten oder bis zu dessen Ableben …
• Rechtskraft — bis zum oder ab dem rechtsgültigen Entscheid eines Gerichts oder der Verfügung einer Behörde, bis zum Ablaufdatum eines Vertrags oder einer Lizenz …
• Eigentumsrechte — bis zum Auslaufen eines Urheberrechts, Patents oder Warenzeichens, bis zum oder ab dem Verkauf von Immobilien, Wertpapieren oder immateriellen Rechten …

Als Unterlagen noch ausschliesslich auf Papier geführt wurden, stellte die zeitliche, räumliche und organisatorische Verteilung der Unterlagen kein Problem dar: sie liessen sich leicht zusammenführen, einfach aufbewahren und ohne Hilfsmittel lesen.

Im digitalen Zeitalter müssen Daten zur langfristigen Aufbewahrung aus der Abhängigkeit des Alt-Systems gelöst und ihre Verfügbarkeit im gemeinsamen Geschäftskontext mit Daten aus bereits früher stillgelegten und künftig noch stillzulegenden Systemen sichergestellt werden.