Die passende Unterstützung für Ihr Records Management

Digitale Dokumente und elektronische Geschäftsvorgänge erhöhen zwar die Effizienz bei der Erzeugung und Verteilung von Unterlagen, erschweren jedoch deren Verwaltung und Auffindbarkeit, zum Beispiel durch disparate Informatik-Anwendungen, die eine kollektive Verwaltung vom im Geschäftskontext zusammengehörigen Unterlagen verhindern, durch Medienbrüche, die zu hybriden Ablagen führen, durch mangelhafte Metadaten, die eine effiziente und zuverlässige Auffindbarkeit und Verwaltbarkeit der Unterlagen behindern oder durch kurzlebige Datei- und Datenformate, die nach wenigen Jahren durch neue Software nicht mehr fehlerfrei dargestellt werden können.

Ein für die Organisation adäquates Records Management (RM) muss sorgfältig geplant werden und umfasst Strategien, Regeln, Prozesse und Elemente der Organisationsentwicklung. RM ist deshalb (auch gemäss ISO 15489) als Führungsaufgabe wahrzunehmen und ergibt sich nicht alleine durch die Installation einer technischen Softwarelösung für Dokumentenmanagement.

Mit langjähriger methodischer und praktischer Erfahrung im Records Management unterstützen wir und unsere Partner Sie bei dieser anspruchsvollen Aufgabe zur Realisierung der für Sie relevanten Nutzenziele des Records Managements.

• Herstellerunabhängige Beratung zu Strategien, Methoden und Prozessen eines systematischen und effizienten Dokumenten- und Aktenmanagements nach Standards wie z.B. ISO 15489 als Voraussetzung für die erfolgreiche Einführung und Nutzung von IT-Lösungen in diesem Bereich.
• Assessment und Analyse: Bewertung des aktuellen Standes des Records Managements in einer Organisation bezüglich Standards und Best Practices. Identifikation des organisations- spezifischen Handlungsbedarfs und erfolgskritischer Ziele und Anforderungen.
• Individuelles Coaching von Projektverantwortlichen in Projekten zu Records Management, Dokumenten-Management und Archivierung sowie beim Business Engineering.
• Konzeptarbeiten: Erarbeiten von Strategien, Prozessen, Organisationsvorschriften und Ablagesystematiken. Erstellung von Pflichtenheften basierend auf individuellen Anforderungs- analysen sowie Standards wie ISO 15489, MoReq der EU oder GEVER der Bundesverwaltung.
• Lösungsevaluation technischer Produktlösungen in Beschaffungsprojekten und Ausschreibungen.
• Ausbildung: Regelmässige Durchführung von Kursen und Seminaren zu Records Management und elektronischer Archivierung auf der Basis von ISO 15489 und ISO 14721.