Verwaltung von Geschäftsunterlagen als Führungsaufgabe

Die Prozesse des Records Managements (RM) sind Supportprozesse, welche im zeitlichen Ablauf der Primärprozesse — Geschäfts-, Verwaltungs- und Produktionsprozesse sowie «Ad-hoc»-Prozesse in projektbezogenen Tätigkeiten — diesen an bestimmten Zeitpunkten Informationen bereitstellen bzw. aus diesen übernehmen. In diesem Sinne funktionieren RM-Prozesse orthogonal zu Primärprozessen.

• Aus dem Primärprozess müssen die erzeugten oder empfangenen Unterlagen kontrolliert übernommen und systematisch klassifiziert, identifiziert, abgelegt und gesichert werden.
• In den Primärprozess müssen Unterlagen effizient und zuverlässig dort geliefert werden, wo sie benötigt werden — unabhängig davon, wann und wo sie ursprünglich erzeugt wurden.
• Ausserhalb der Primärprozesse müssen Unterlagen organisationsweit, zuverlässig und in ihrem ursprünglichen Kontext (Geschäft, Projekt, Produkt, Thema etc.) auffindbar bleiben und nach dokumentierten Regeln bewirtschaftet und aufbewahrt bzw. archiviert oder vernichtet werden.

Voraussetzungen für ein erfolgreiches RM sind Organisationsvorschriften, welche die RM-Aufgaben und -Prozesse für alle Mitarbeitenden verständlich und verbindlich regeln, die Bildung und Führung von geschäfts-, projekt- und sachbezogenen Dossiers, welche einzelne Unterlagen in ihrem gemeinsamen Kontext zusammenfassen sowie ein adäquates Ordnungssystem, mit dessen Hilfe Mitarbeitende Unterlagen prozessorientiert und systematisch in Dossiers ablegen und auffinden können.

Bei elektronischen Unterlagen ist dazu als Informatik-Hilfsmittel ein Dokumenten-Management-System notwenig, welches diese organisations- und prozessorientierten Aspekte des RM genügend ünterstützt und sich in andere eingesetzte Informatikanwendungen zum Beispiel für Geschäftsverwaltung, Workflow oder Team-Kollaboration integrieren lässt.

Die qualitativen Ziele des RM sind jedoch mindestens ebenso wichtig wie die operationalen: Der internationale Standard ISO 15489 (Records Management), der auch als Schweizer Norm anerkannt ist, definiert vier Qualitäten von Unterlagen, die für das Records Management massgebend sind.

• Authentizität: Die Unterlage ist «was sie zu sein vorgibt» bzw. vertrauenswürdig, wurde von derjenigen Person erstellt oder übermittelt, die vorgibt, sie erstellt oder übermittelt zu haben, und wurde zur angegebenen Zeit tatsächlich erstellt oder übermittelt. Mitgemeint ist dabei auch die Echtheit von authentifizierenden Merkmalen wie Unterschriften, Stempeln, Siegeln etc.
• Zuverlässigkeit: Der Inhalt der Unterlage stellt eine glaubwürdige, vollständige und genaue Wiedergabe der in ihr nachgewiesenen Transaktionen, Aktivitäten oder Tatsachen dar, so dass er dauherhaft als verlässliche Grundlage für Entscheidungen herangezogen werden kann.
• Integrität: Die Unterlage ist seit einem bekannten Zeitpunkt nachweisbar vollständig und unverändert. Dies ist meistens der Zeitpunkt, an dem der Urheber oder Absender der Unterlage ein authentifizierendes Merkmal wie z.B. eine Unterschrift angebracht hat, kann aber auch der Zeitpunkt des Empfangs oder der Archivierung sein, je nachdem, was geschäftsrelevant ist.
• Benutzbarkeit: Die Unterlage kann nachgewiesen, wieder aufgefunden sowie in Inhalt und Bedeutung verstanden werden, und sie kann zudem so wahrgenommen und dargestellt werden, dass die Sinneseindrücke die wesentlichen Eigenschaften des Originals wiedergeben. Letzteres ist eine Konzession an die digitale Archivierung, wo es wegen kurzlebigen Daten- und Dateiformaten oftmals nicht möglich ist, ein Dokument im Original bzw. Originalformat langfristig darstellbar zu halten. (Diese Konzession ist allerdings nicht immer zulässig, so zum Beispiel durch die Mehrwertsteuergesetzgebung bei elektronisch empfangenen Rechnungen.)

Die Herstellung und Bewahrung dieser Qualitäten basiert auf den genannten Voraussetzungen und Prozessen des RM, die auch den operationalen Zielen dienen. Sie ergeben sich aus der Transparenz und Nachvollziehbarkeit der RM-Prozesse sowie der Einhaltung von dokumentierten Regeln. Ohne die Gewährleistung dieser Qualitäten kann nicht von Records Management gesprochen werden.

Ein für die Organisation adäquates Records Management muss sorgfältig geplant werden und umfasst Strategien, Regeln, Prozesse und Elemente der Organisationsentwicklung. RM ist deshalb (auch gemäss ISO 15489) als Führungsaufgabe wahrzunehmen und ergibt sich keinesfalls alleine durch den Kauf und die Installation einer technischen Softwarelösung für Dokumentenmanagement.