Produktivität und Sicherheit von Geschäftsprozessen erhöhen

Records Management unterstützt die Effizienz, Qualität und Sicherheit von Geschäfts- und Verwaltungsprozessen sowie «Ad-hoc»-Prozessen in projektbezogenen Tätigkeiten durch die systematische Verwaltung, Aufbewahrung und Nutzung von Geschäftsunterlagen.

• Erhöhte Produktivität und Verfügbarkeit von Prozessen durch prozessnahe und personenunab- hängige Auffindbarkeit und Ablegbarkeit von vollständigen und verlässlichen Informationen.
• Erhöhte Qualität von Dienstleistungen und Produkten durch Einheitlichkeit und Kontinuität des Informationsmanagements, z.B. auch als Voraussetzung für eine ISO9001-Zertifizierug.
• Erhöhte Sicherheit für vertrauliche Geschäftsdaten und schützenswerte Personendaten durch definierte, unternehmensweit gültige Zugangsregeln und Praktiken. Erhöhte Sicherheit von Prozessen durch die Verfügbarkeit einer vollständigen und zuverlässigen Informationsbasis.
• Unterstützung der Geschäftsführung durch jederzeitige Verfügbarkeit von vollständigen, korrekten, aktuellen, verlässlichen und rasch auffindbaren Entscheidgrundlagen.
• Minimierung des Risikos, bei Rechtsstreitigkeiten oder Haftpflichtansprüchen die relevanten Geschäftsabläufe, Handlungen oder Produkteigenschaften nicht durch authentische Geschäftsunterlagen belegen und dokumentieren zu können.
• Vermeidung von Sanktionen und Wettbewerbsnachteilen wegen der Verletzung von gesetzlichen Vorschriften oder regulatorischen Richtlinien zur Aufbewahrung, Archivierung und Prüfbarkeit von Geschäfstunterlagen oder zur Nachweisbarkeit von Geschäftsvorgängen.
• Geschäftskontinuität im Katastrophenfall, indem systematisch als geschäftskritisch klassifizierte Unterlagen automatisch ausgelagert bzw. redundant gespeichert werden können.
• Kosteneinsparungen beim elektronischen Speicherplatz und physischen Lagerraum, indem nicht mehr benötigte Unterlagen identifiziert und regelmässig kontrolliert vernichtet werden können.