Informationen kontrolliert führen und schützen

Unter den Dokumenten und Daten, welche Unternehmen und Verwaltungen bei ihrer Geschäftstätig- keit täglich erstellen und empfangen, nehmen jene eine herausragende Stellung ein, welche die einzelnen Geschäftsvorgänge und administrativen Tätigkeiten nachweisbar belegen, die Geschäfts- prozesse steuern, der Erfüllung von Dokumentationspflichten zum Beispiel zur Unternehmensführung oder zur Sicherheit und Qualität von Produkten und Dienstleistungen dienen oder geschäftsrelevante Entscheidungen von Personen innerhalb oder ausserhalb der Organisation beeinflussen.

Diese Geschäftsunterlagen werden auch mit dem englischen Begriff «Records» bezeichnet, unabhängig davon, ob es sich um Papierdokumente, elektronische Dokumente oder sogenannte strukturierte Daten (z.B. in Datenbanken) handelt. «Records Management» bedeutet entsprechend die kontrollierte Erzeugung und Führung der papiergebundenen und elektronischen Geschäftsunterlagen nach systematischen, definierten und dokumentierten Prinzipien.

Records Management beschränkt sich nicht auf die Nachweisfunktion von Records. Es zielt ebenso auf die Steigerung von Effizienz, Kontrolle, Sicherheit und Qualität in Geschäfts- und Entscheidprozessen durch die zeitnahe, systematische und prozessübergreifende Bereitstellung von Geschäftsunterlagen als Informationsressource und Steuerungsinstrument. Weiter umfasst es den Schutz der Unterlagen sowie deren kontrollierte Vernichtung, wenn sie nicht mehr aufbewahrt werden müssen.