Datenbank-Archivierung: Mehr als Backup und Daten-Export

Produkthaftpflicht-, Versicherungs- und Sicherheitsbestimmungen erfordern die jahrzehntelange Verfügbarkeit von Produkt-, Prozess- und Qualitätsdaten aus Produktionsprozessen. Solche Daten liegen häufig in Form von Datenbanken vor.

Hinzu kommen seit 2002 erweiterte gesetzliche Vorschriften zur Aufbewahrung von elektronischen Geschäftsunterlagen über mindestens 10 Jahre, wenn diese Daten für die Feststellung der Vermögens- lage, Betriebsergebnisse, Verbindlichkeiten oder Warenbestände des Unternehmens relevant sind.

Diese Archivierungspflicht betrifft auch Datenbanken. Die Geschäftsbücherverordnung (gemäss Art. 957 des Obligationenrechts) verlangt für die gesamte Aufbewahrungsdauer:

• Verfügbarkeit, Prüfbarkeit: Archivdaten müssen jederzeit von einer berechtigten Person innert angemessener Frist (z.B. eine Woche) eingesehen und geprüft werden können, auf Verlangen auch als Ausdruck auf Papier. Das erforderliche Personal sowie Geräte und Hilfsmittel sind verfügbar zu halten. Die Daten sind regelmässig auf ihre Integrität und Lesbarkeit zu prüfen.
• Unverändertheit: Die Daten müssen so aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt. Datenmigrationen sind nur erlaubt, wenn dabei die Vollständigkeit, Richtigkeit und Lesbarkeit der Informationen gewährleistet bleiben.
• Separation und Zugangskontrolle: Archivierte Informationen sind von aktuellen Informationen zu trennen und vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Zugriffe und Zutritte sind aufzuzeichnen. Auch diese Aufzeichnungen müssen archiviert werden.
• Inventarisierung: Die Archivbestände sind systematisch zu inventarisieren, womit deren rasche Auffindbarkeit ermöglicht und der physische Speicherort sowie das Datum der Archivierung und das früheste Datum der Löschung ausgwiesen wird.
• Dokumentation: Die Verantwortung für die Archivdaten ist klar zu regeln. Die Dokumentation der Abläufe und Infrastruktur für die Archivierung ist gleich lang aufzubewahren wie die Archivdaten.

Die Bordmitteln von Datenbank-Management-Systemen (DBMS) fokussieren auf die kurzfristigen Bedürfnisse des Backup und eignen sich kaum für die spezifischen Anforderungen der Archivierung.

Verbleiben inaktive Daten in der operationalen Datenbank, so reduzieren sie deren Performanz und beanspruchen teuren Speicherplatz. Die Speicherung auf unveränderlichen Datenträgern ist nicht möglich. Zudem können Anpassungen am Datenbankschema oder Migrationen in neue Produktversionen unzulässige Änderungen an den Archivdaten zur Folge haben.

Auch die simple Auslagerung von Daten durch Datenbank-Exports stellt keinen gangbaren Weg dar, da die exportierten Daten ausserhalb des DBMS nicht benutzbar sind und zudem in vielfältiger Weise von der ursprünglichen Software-Umgebung abhängig sind. Ist diese nicht mehr vorhanden, können die exportierten Archivdaten nicht mehr gelesen werden.

Jede professionelle Archivlösung muss deshalb dem Wandel der technologischen wie geschäftlichen Umgebung während der Lebenszeit einer operationalen Datenbank Rechnung tragen:

• Änderungen und Erweiterungen des Schemas einer operationalen Datenbank sind üblich, machen aber folgende Datenexporte inkompatibel mit der Struktur der bisherigen Archivdaten.
• Wechsel des DBMS-Produktes: Mit dem neuen DBMS-Produkt können die Archiv-Exporte des alten Produkts nicht mehr gelesen werden, da jedes DBMS auch produkt- und versionsspezifische Features wie z.B. prorietäre Datentypen, Zeichenkodierungen, Sprachen für Stored Procedures oder eine eigene Syntax für Key- und Check-Constraints, Triggers, Views, Grants etc. verwendet.
• Selbst bei einer neuen Version desselben DBMS-Produkts ist die Lesbarkeit früherer Exports nicht gewährleistet und häufig fehleranfällig.

CSP CHRONOS bietet Unternehmen eine Lösung für diese Probleme und ermöglicht es, die vom Gesetz verlangte Lesbarkeit und Prüfbarkeit von Archivdaten über 10 Jahre oder mehr zu garantieren — unabhängig von betrieblichen Änderungen in der produktiven Umgebung der Datenbank.