Die passende Unterstützung für Ihr digitales Archiv

Digitale Dokumente und elektronische Geschäftsvorgänge erhöhen zwar die Effizienz bei der Erzeugung und Verteilung von Unterlagen, erschweren jedoch deren langfristige Archivierung, zum Beispiel durch kurzlebige Datei- und Datenformate, die nach wenigen Jahren durch neue Software nicht mehr fehlerfrei dargestellt werden können, durch disparate Informatik-Anwendungen, die eine kollektive Archivierung vom im Geschäftskontext zusammengehörigen Unterlagen verhindern, durch mangelhafte Metadaten, die eine effiziente und zuverlässige Auffindbarkeit und Verwaltbarkeit der Unterlagen im Archiv behindern oder durch Medienbrüche, die zu hybriden Archiv-Ablagen führen.

Eine für die Organisation adäquate digitale Archivierung muss sorgfältig geplant und mit dem Records Management abgestimmt werden. Sie lässt sich sich nicht alleine durch die Installation einer Speicherlösung erreichen, sondern umfasst langfristig tragfähige Strategien, Methoden und messbare Qualitätsmerkmale sowie Prozesse der kontinuierlichen Planung, Überwachung und Anpassung.

Mit langjähriger praktischer und methodischer Erfahrung in der digitalen Archivierung unterstützen wir Sie bei dieser anspruchsvollen Aufgabe zur Realisierung der für Sie relevanten Nutzenziele bei der langfristigen Verfügbarkeit von digitalen Unterlagen.

• Herstellerunabhängige Beratung zu Strategien, Methoden und Prozessen einer nachhaltigen und kontrollierbaren Archivierung nach Standards wie z.B. ISO 14721 als Voraussetzung für die erfolgreiche Einführung und Nutzung von IT-Lösungen in diesem Bereich.
• Assessment und Analyse: Bewertung des aktuellen Standes der digitalen Archivierung in einer Organisation bezüglich Standards und Best Practices. Identifikation des organisations- spezifischen Handlungsbedarfs und erfolgskritischer Ziele und Anforderungen.
• Individuelles Coaching von Projektverantwortlichen in Projekten zu digitaler Archivierung und Dokumenten-Management sowie beim Business Engineering.
• Konzeptarbeiten: Erarbeiten von Strategien, Methoden, Prozessen, Strukturen und technischen Lösungen. Erstellen von Pflichtenheften basierend auf individuellen Anforderungsanalysen sowie Standards wie ISO 14721 (Referenzmodell «Open Archival Information System»), dem deutschen «NESTOR Kriterienkatalog vertrauenswürdige digitale Langzeitarchive» oder der amerikanischen «Criteria and Checklist: Trustworthy Repositories Audit & Certification».
• Lösungsevaluation technischer Produktlösungen in Beschaffungsprojekten und Ausschreibungen.
• Ausbildung: Regelmässige Durchführung von Kursen und Seminaren zu digitaler Archivierung und Records Management auf der Basis von ISO 14721 und ISO 15489.