Digitale Archivierung bedeutet mehr als «sichere Speicherung»

Die «Informationsgesellschaft» erzeugt und verteilt Informationen durch digitale Informations- technologien zwar effizienter, kann sie aber langfristig schwerer bewahren als frühere Generationen.

• Immer mehr Daten werden nur noch digital erzeugt. Ihre Konversion in analoge Formen (Papierausdruck, Mikrofilm) für die Archivierung ist teuer und oft nicht adäquat möglich.
• Daten-, Datei- und Speicherformate sind rasch überholt, die zum Lesen der Daten benötigte Software und Hardware bald nicht mehr erhältlich. Viele Formate werden von Herstellern nicht offengelegt, was die Überführung der Daten in neue Formate behindert oder gar verunmöglicht.
• Digitale Daten sind nicht selbsterklärend: Um eine Folge von Bits technisch verarbeiten und intellektuell verstehen zu können, sind formale, strukturelle und inhaltliche Zusatzinformationen nötig. Fehlen diese oder sind sie ungenügend, sind auch die eigentlichen Daten verloren.
• Originalität, Integrität, Authentizität und Beweiskraft sind bei digitalen elektronischen (im Gegensatz zu papiergebundenen) Unterlagen keine statischen Grössen mehr: Durch Konversionen in spezielle Archivformate können signifikante Eigenschaften des Originals verloren gehen, und kryptografische Methoden (z.B. von digitalen Zeitstempeln und Signaturen) können ebenfalls rasch obsolet werden oder als nicht mehr sicher und rechtlich verbindlich gelten.
• Disparate Informatik-Anwendungen führen dazu, dass logisch zusammenghörige Unterlagen nicht kollektiv, sondern in mehrere «Dateninseln» aufgeteilt aufbewahrt werden und deshalb später nicht mehr zuverlässig im gemeinsamen Geschäftskontext aufgefunden werden können.
• Kein Daten- oder Dokumenten-Management-System wird mit der Garantie geliefert, dass die Daten in fünf oder zehn Jahren zu vernünftigen Kosten, präzise, nachvollziehbar und ohne Verlust an Information und Authentizität in eine Folgelösung überführt werden können.

Das grundsätzliche Ziel der Archivierung ist die Ausführung der Gesamtheit aller nötigen Arbeitsschritte, um Unterlagen auf Grund eines bleibenden Wertes für ein bezeichnetes Publikum

• zu identifizieren, auszuwählen und in «das Archiv» zu überführen,
• im Archiv nach einheitlichen und systematischen Kriterien zu ordnen und zu verzeichnen,
• in authentischer Form technisch zugreifbar, integer (unverändert), lesbar und benutzbar
• sowie in ihrem Entstehungs- und Nutzungszusammenhang verstehbar zu erhalten.

Diese Ziele sind unabhängig vom Informationsträger, und die archivischen Prinzipien der Selektion, Erschliessung, Verstehbarkeit und Benutzbarkeit behalten auch im digitalen Bereich ihre Gültigkeit. Die oben genannten typischen Problemfaktoren digitaler Unterlagen führen jedoch im Vergleich zum Papierbereich zu wesentlichen Unterschieden in der konzeptionellen und technischen Realisierung.

Gesetzliche oder regulatorische Randbedingungen bestimmen häufig, ob man von «Archivierung» oder eher «Aufbewahrung» spricht, wobei die oben genannten grundsätzlichen Ziele dieselben sind. Sowohl «Archivierung» wie «Aufbewahrung» kann zeitlich beschränkt oder unbeschränkt erfolgen.

• Aufbewahrung bezeichnet häufig die formfreie Vorhaltung von Informationen, bei der die Anforderungen an Datenformate, Dokumentation und Ordnung im Einzelfall durch den Datenproduzenten oder unverbindliche Empfehlungen einer Branche bestimmt werden.
• Archivierung bezeichnet meist die formgebundene Vorhaltung von Daten, bei der unabhängig vom Einzelfall gültige und verbindliche Anforderungen an die Selektion der zu archivierenden Unterlagen sowie an deren archivtaugliche Dokumentation, Ordnung und technische Aufbereitung durch Gesetze oder Branchenregulierungen definiert und vorgeschrieben sind.
• Archivierung nach staatlichen Archivgesetzen erfolgt bezüglich Form und Umfang nach den Bestimmungen dieser Gesetze und Vorgaben der staatlichen Archive. Sie ist beschränkt auf staatliche Stellen sowie Private mit staatlichen Aufgaben und betrifft Unterlagen, die durch Staatsarchive als archivwürdig bestimmt und von diesen dauerhaft aufbewahrt werden.

In jedem Fall ist Archivierung eng verknüpft mit der Erzeugung, Verwaltung und Nutzung der Unterlagen: Die in dieser aktiven Lebensphase der Unterlagen durch Records Management hergestellten Qualitätsmerkmale gemäss ISO 15489 — Authentizität, Zuverlässigkeit, Integrität und Benutzbarkeit — können bei der Archivierung nicht nachträglich hergestellt, sondern müssen aus der aktiven Lebensphase der Unterlagen in die Archivierung übernommen und gesichert werden können.

Diese Qualitäten des Records Managements müssen jedoch im konkreten Fall für eine Organisation erst durch messbare Anforderungen definiert und anschliessend durch Technologien, Infrastruktur, Organisation und Betriebsabläufe realisiert werden, wie in der folgenden Abbildung angedeutet.

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Dabei muss bereits die langfristige Problematik der digitalen Archivierung mit einbezogen werden, damit die Unterlagen später möglichst kostengünstig und ohne Verlust wesentlicher Qualitätsmerkmale archiviert werden können. Daraus ergeben sich die drei zusätzlichen in der Abbildung enthaltenen Charakteristika (langfristige Verstehbarkeit, Originalität und Persistenz), welche in der kurzen aktiven Lebensphase der Unterlagen keine Rolle spielen bzw. einfach «de facto» gegeben sind.

Die linke Seite der Abbildung ist so zu verstehen, dass die Charakteristika der Unterlagen zuerst für dasjenige Informationssystem realisiert werden müssen, in welchem die Unterlagen in der aktiven Lebensphase erzeugt, genutzt und verwaltet werden. Die darauf folgende Archivierung kann durch einen Archivteil innerhalb desselben Systems oder in einem separaten Archivsystem erfolgen.

In beiden Fällen wird die Archivierung jedoch durch eigene Prozesse, Normen und Technolgien etc. bestimmt, welche besonders die Langfristigkeit der Aufgabe sowie die Tatsache berücksichtigen, dass Archivunterlagen unveränderlich sind (sog. «Fixed Content»). Dagegen werden sich die Prozesse, Normen und Technolgien etc. des Informationssystems für die aktive Lebensphase von Unterlagen rasch ändern, zum Beispiel durch Anpassungen an neue Benutzer- und Geschäftsanforderungen.

Doch auch jede Archivlösung ist ein alterndes technisches System, das kaum zehn Jahre ohne wesentliche Änderungen betrieben werden kann. Bereits im Konzept eines Archivsystems muss dessen spätere Ablösung antizipiert werden. Je länger die Zeiträume sind, umso mehr konkurrenzieren sich Charakteristika untereinander. Zum Beispiel kann hohe Originalität durch Beibehaltung proprietärer Originalformate erzielt werden, was aber für die dauerhafte Lesbarkeit später Migrationen erfordert, was dann wiederum den vollständigen Nachweis der Integrität der Archivunterlagen verhindert.

Diese wechselseitigen Abhängigkeiten, das Zusammenspiel mit dem Records Management und die überall herrschende technische und technologische Alterung (Obsoleszenz) führen dazu, dass es sich bei digitaler Archivierung nicht primär um eine technische Lösung handelt, sondern um eine Gesamtheit aus Strategien, Methoden, Organisation, messbaren Qualitätsmerkmalen sowie Prozessen der kontinuierlichen Planung, Überwachung, Überprüfung und Anpassung.