Archivierung schafft Sicherheit und langfristigen Nutzen

Die rechtliche und wirtschaftliche Sicherheit einer Organisation kann durch die schlechte Haltbarkeit digitaler Daten gefährdet sein. Eine sichere, kontrollierbare und nachhaltige Archivlösung für langfristig geschäftskritische oder dauerhaft wichtige digitale Unterlagen ermöglicht:

• Minimierung des Risikos, bei Rechtsstreitigkeiten oder Haftpflichtansprüchen die relevanten Geschäftsabläufe, Handlungen oder Produkteigenschaften nicht durch authentische Geschäfts-, Produktions- oder Konstruktionsunterlagen belegen und dokumentieren zu können.
• Vermeidung von Sanktionen und Wettbewerbsnachteilen wegen der Verletzung von gesetzlichen Vorschriften oder regulatorischen Richtlinien zur Aufbewahrung, Archivierung und Prüfbarkeit von Geschäfstunterlagen oder zur Nachweisbarkeit von Geschäftsvorgängen.
• Erhöhte Sicherheit für vertrauliche Geschäftsdaten und schützenswerte Personendaten durch definierte, unternehmensweit gültige Archiv-Zugangsregeln und -Praktiken. Erhöhte Sicherheit von Prozessen durch eine vollständige und zuverlässige historische Informationsbasis.
• Geschäftskontinuität im Katastrophenfall, indem systematisch als geschäftskritisch klassifi- zierte Archivunterlagen automatisch ausgelagert bzw. redundant gespeichert werden können.
• Kosteneinsparungen beim elektronischen Speicherplatz und physischen Lagerraum, indem nicht mehr benötigte Unterlagen identifiziert und regelmässig kontrolliert vernichtet werden können. Vermeidung von unkontrollierbar wachsenden Kosten für Datenmigrationen in Legacy-Systemen.
• Forschung und Entwicklung: Gewährleistung der Verfügbarkeit, Integrität und Verstehbarkeit von Daten und Projektunterlagen aus Forschung und Entwicklung für die Sekundärnutzung, den Nachweis wissenschaftlicher Integrität und das Wissensmanagement in F&E-Abteilungen.
• Investitionsschutz für langfristig wertvolle Digital Assets (Bilder, Filme, Musik etc.) oder Rohdaten mit hohem langfristigen Derivatwert.

Einen besonderen Stellenwert hat digitale Archivierung in Wissenschaft und Kultur, wo in der Regel nicht nur eine langfristige, sondern eine dauerhafte Archivierung nötig wird:

• Einzigartige Daten: Gewisse Daten sind einmalig und lassen sich nicht reproduzieren, z.B. Klimadaten oder Daten aus Meinungsumfragen und Bevölkerungsstatistiken.
• Kostenintensive Daten: In manchen Fällen ist die Erzeugung von Daten mit so hohen Kosten verbunden, dass eine langfristige Nutzbarkeit in zahlreichen Derivaten gewährleistet sein muss.
• Geschichte und Kultur: Gewährleistung der Verfügbarkeit, Authentizität und Verständlichkeit von historisch wertvollen digitalen Daten und kulturellen Artefakten für künftige Generationen.