Solide Grundlagen für eine langfristige Aufgabe

Es liegt in der Natur der Sache, dass digitale Archivierung ein langfristiges Unterfangen ist, das über die mittelfristige IT-Infrastruktur-Planung hinaus Bestand haben muss. Da die künftige Technologie-Entwicklung unbekannt ist, können nur grundsätzliche, technologieneutrale Strategien, Methoden und Prozesse eine langfristige Kontinuität gewährleisten und ein «Vendor Lock-in» verhindern.

Voraussetzung für eine erfolgreiche und nachhaltige digitale Archivierung ist eine Archivierungs- strategie, welche die strategische Positionierung und Planung, erfolgreiche Initiierung und kohärente Führung der digitalen Archivierung in der Organisation langfristig regelt und mit den IT-Anwendungen abstimmt, in denen Unterlagen in ihrer aktiven Lebensphase erzeugt und verwaltet werden.

Ohne Archivierungsstrategie drohen aufwändig zu unterhaltende Patchwork-Lösungen, «vergessene» Dateninseln, unkontrolliert steigende Kosten für Datenmigrationen, kostspielige und riskante «Rettungsaktionen» — und langfristig der operative Verlust von Archivdaten.

Erst wenn die Rahmenbedingungen vollständig erfasst und die Ziele der Archivierung genügend priorisiert und quantifiziert sind, kann die Tauglichkeit von Methoden, Technologien und schliesslich Produkten beurteilt und durch objektive Kriterien verifiziert werden.

Eine Archivierungsstrategie kann sich auf die ganze Organisation, einen Organisationsteil oder auch nur auf einen einzelnen Datenbestand beziehen. Sie umfasst folgende Elemente:

• Sie ist als Führungsinstrument ausgelegt, da die Archivierung als langfristige Aufgabe mit hohen Risiken die Rechtssicherheit und Marktfähigkeit des Unternehmens beeinflussen kann.
• Form: Sie ist in einem schriftlichen Dokument festgehalten, das von der Geschäftsleitung genehmigt, regelmässig überprüft und nötigenfalls angepasst wird.
• Relevanz: Sie definiert die rechtliche, wirtschaftliche und technologische Bedeutung der Archivierung im Kontext der Organisation und deren Records Management.
• Nutzenziele: Sie beantwortet, welche strategischen Nutzenziele der Archivierung erreicht und welche Risiken mit der Archivierung minimiert werden sollen.
• Umfang: Sie beantwortet pro Organisationseinheit bzw. Geschäftsprozess die auf die zu archivierenden Unterlagen bezogenen Fragen in Zusammenarbeit mit den Verantwortlichen aus dem Informationsmanagement, der Qualitätssicherung, der Rechtsabteilung und der IT-Leitung.
  • Welche Unterlagen müssen warum aufbewahrt werden (z.B. Gesetze, Risiken)?
  • Wie lange müssen sie aufbewahrt werden? Wie werden sie anschliessend vernichtet?
  • Welches sind die wesentlichen Eigenschaften der Unterlagen in Bezug auf die Archivierung?
  • Von wem und wie müssen die archivierten Unterlagen verstanden und benutzt werden können?
• Standards: Sie hält fest, welche grundsätzlichen Methoden, Standards, Best Practices und Technologien bei der digitalen Archivierung zum Einsatz kommen sollen.
• Kohärenz: Sie umfasst die gesamte Archivierung, also sowohl die digitalen Unterlagen und strukturierten Daten wie auch die Papierunterlagen sowie die Handhabung von Medienbrüchen.
• Wirkung: Sie hat proaktive Wirkung, indem sie mit anderen Strategien abgestimmt wird: Records Management, Qualitätsmanagement, IT-Strategie etc.
• Verantwortlichkeiten: Sie beantwortet die Kompetenz-Fragen sowohl aus Sicht des Managements wie auch der Informatik-Verantwortlichen:
  • Zuweisung der personellen Zuständigkeiten und Kompetenzen im Bereich Archivierung
  • Institutionalisierung der Integration von Archivierungsanforderungen in IT-Projekte
  • Zuständigkeiten und Mechanismen zur Identifikation von Risiken und Handlungsbedarf
  • Mechanismen der Eskalation und Intervention, wenn ein Risiko oder Handlungsbedarf eintritt
  • Methoden zur Institutionalisierung des nötigen Wissens in der Organisation
• Planung: Sie enthält die Zeit- und Investitionsplanung für die Einführung der Archivierung.
  • Für welche Teile der Organisation (oder auch nur IT-Anwendungen) gilt die Strategie?
  • Zeitliche Etappierung der Einführung von Lösungen
  • Mittel- und langfristige Kosten-Nutzen-Rechnung

Die Erarbeitung und Validierung einer Archivierungsstrategie erfolgt im Rahmen eines interdisziplinären Projekts und ist eine unabdingbare formale und inhaltliche Voraussetzung für die kontrollierbare und erfolgreiche Einführung einer für die Organisation adäquaten Archivlösung.