Die Verfügbarkeit langfristig wichtiger Daten sichern

Digitale Informationstechnologien sind auf die effiziente Erzeugung und Verbreitung von Daten ausgerichtet und machen diese abhängig von technischen Lösungen, die nach wenigen Jahren ersetzt werden: Daten verschwinden deshalb häufig mit den Systemen, in denen sie erzeugt wurden.

Dies stellt ein grosses Risiko für Daten dar, die aus rechtlichen, wirtschaftlichen, wissenschaftlichen oder kulturellen Gründen mehr als fünf Jahre verfügbar bleiben müssen. Es drohen hohe Kosten, um alternde Datenbestände fehler- und verlustfrei in neue Systeme und Datenformate zu überführen.

Eine nachhaltige digitale Archivlösung für Geschäftsunterlagen muss deren qualitative Eigenschaften wie Authentizität, Zuverlässigkeit, Integrität und Benutzbarkeit, die durch Records Management in der aktiven Nutzungsphase hergestellt wurden, in genügendem Masse konservieren und danach über alle künftigen Veränderungen der technischen Grundlagen hinweg bewahren können.

Eine wesentliche Erkenntnis zur digitalen Archivierung, die 2003 zum internationalen Standard
ISO 14721 geführt hat, ist: Es handelt sich dabei nicht primär um eine technische Lösung, sondern um eine Gesamtheit aus Strategien, Methoden, Organisation, messbaren Qualitätsmerkmalen sowie Prozessen der kontinuierlichen Planung, Überwachung, Überprüfung und Anpassung. Und: Bereits im Konzept zu einer technischen Archiv-Lösung muss deren spätere Ablösung antizipiert werden.