IT-Geschäftsfunktionen systemübergreifend kombinieren

In einen Geschäftsablauf sind mehrere IT-Systeme involviert, die Geschäftsfunktionen und Daten bereitstellen. Der Geschäftsprozess regelt die zeitliche und logische Abfolge, in der Funktionen in einzelnen Anwendungen ausgeführt werden müssen, sowie den Fluss von Daten zwischen den Systemen.

Im ungünstigsten Fall werden Geschäftsprozesse manuell ausgeführt: Einzelne Anwendungen stellen zwar hochwertige Funktionen bereit, doch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wenden viel Zeit auf, um mehrere Systeme in repetitiven Arbeitsschritten manuell zu bedienen, Daten zu übertragen oder gar mehrfach einzugeben und den Geschäftsablauf per Laufzettel, Telefon oder E-Mail zu koordinieren.

Ein manueller Geschäftsprozess absorbiert unproduktive Arbeitszeit, verlangsamt andere Abläufe und ist fehleranfällig. Sein Ablauf ist oft schlecht überblickbar und nachvollziehbar, und Anpassungen erfordern langwierige Planung und aufwändige Koordination mit allen Beteiligten.

Das reibungslose Zusammenspiel von Anwendungen in einem Geschäftsprozess wird behindert durch heterogene IT-Umgebungen, isolierte Systeme und Daten, Legacy-Systeme, inkompatible Datenformate und fehlende Verbindungspunkte zu den Systemen von Geschäftspartnern.

Ziel der Geschäftsprozess-Automation resp. des Business Process Management (BPM) ist es, sowohl die arbeitsorganisatorischen Mängel als auch die technischen Schwächen nachhaltig zu beseitigen:

• Verknüpfung von IT-Geschäftsanwendungen und -Systemen derart, dass ihre Funktionen statt von Menschen durch eine «Prozessmaschine» bedient werden können. Die Funktionen sollen in gleicher Weise in unterschiedlichen Geschäftsprozessen wiederverwendet werden können.
• Elektronische Abbildung eines Geschäftsprozesses als Folge von Schritten, die unter Nutzung der Funktionen und Daten der beteiligten Anwendungen von der «Prozessmaschine» automatisch ausgeführt und gesteuert werden kann. Sind menschliche Arbeitsschritte nötig (z.B. nicht automatisierbare Entscheide oder Dateneingaben), soll die «Prozessmaschine» die zuständigen Geschäftsanwender informieren und ihnen die kontrollierte Interaktion mit dem Prozess erlauben.
• Monitoring: Die «Prozessmaschine» soll die Ausführungen des Geschäftsprozesses überwachen und protokollieren, die Geschäftsanwender bei Fehlern und Problemen benachrichtigen sowie Kennzahlen zur technischen und wirtschaftlichen Leistungsmessung des Prozesses liefern.

Mehr Flexibilität durch «Hub-and-Spoke»

Haupt-Kostenfaktoren bei diesem vielschichtigen Vorhaben sind üblicherweise langwierige, komplexe Projekte mit Softwareentwicklung, Anpassungen von bestehenden Anwendungen, die langfristige Abhängigkeit von externen Consultants und der kostspielige Unterhalt von Individualcode.

Diese Kostenfaktoren gleich zu elimieren, ist die Philosophie von Adeptia BPM-Server (BPMS) und Adeptia Integration-Server (AIS). Eine umfassende, hersteller- und architektur-neutrale Kombination von BPM- und EAI-Funktionalitäten, Industrie-Standards sowie lösungserprobten, wiederverwendbaren «Out-of-the-Box»-Services ermöglichen Lösungen ohne Softwareentwicklung.

Dabei wird das Prinzip «Hub-and-Spoke» («Angelpunkt und Speiche») verfolgt (vgl. Abbildung). Es vermeidet sowohl aufwändige Punkt-zu-Punkt-Integration als auch die Notwendigkeit, rein integrative Web-Services zu entwickeln. (Allerdings lassen sich Web-Services leicht in BPMS/AIS-Prozesse einbinden, und jeder BPMS-/AIS-Prozess kann selber als Web-Service publiziert werden.)

Möglich wird dies durch eine leistungsstarke «Prozessmaschine», die nicht wie andere Produkte auf die BPEL (Business Process Execution Language) resp. die Orchestrierung von Web-Services beschränkt ist, sondern eine breite Palette von protokoll-, daten-, prozess- und anwendungsorientierten Services direkt ausführen kann — und dadurch auch höhere Performanz und Stabilität bietet. (Natürlich können auch vorhandene BPEL-Prozesse in Adeptia BPM-Server importiert und ausgeführt werden.)

Den «Hub» (Angelpunkt) bildet die «Prozessmaschine» des BPM-Server und Integration-Server, die sämtliche Funktionen in externen Anwendungen aufruft und koordiniert, und über die anders als im BPEL-Ansatz alle Daten zwischen Systemen fliessen und für den Geschäfsprozess direkt zugreifbar sind.

Die «Spokes» (Speichen) bilden Protokoll- und Transport-Services des BPM- und Integration-Server, durch die Prozesse direkt auf Anwendungen und Systeme zugreifen und Daten durch die Services für Datentransformationen und Geschäftsregeln leiten können.

«Hub-and-Spoke» ermöglicht es zudem einfacher als der BPEL-Ansatz, dass ein Ereignis in einem peripheren IT-System (z.B. Änderungen in Daten) direkt und über Standardprotokolle den Start eines Geschäftsprozesses im «Hub» auslöst. Erst dann können Geschäftsprozesse (oder die Kommunikation zwischen Backend- und Frontend-Systemen) vollständig automatisiert ablaufen.

Damit trägt «Hub-and-Spoke» der Tatsache Rechnung, dass Geschäftsprozesse heute nicht mehr primär durch menschliche Benutzer gestartet und gesteuert werden, sondern durch Ereignisse (z.B. Transaktionen oder Empfang von Daten) in IT-Systemen und durch datenbasierte Geschäftsregeln.

Dies ist entscheidend bei stark variierenden Laufzeiten von Stunden bis Wochen, die typisch sind für B2B-Prozesse, in die mehrere asynchrone, unternehmens-interne und -externe Anwendungen (z.B. von Zulieferern und Subunternehmern) involviert sind. Dabei ist selten bekannt, wann menschliche Arbeitsschritte (z.B. Entscheidpunkte) ausgeführt werden müssen, was bei fehlender Automatisierung den Geschäftsprozesses verlangsamt oder die dauernde Aufmerksamkeit von Mitarbeitern absorbiert.